Организация хранения документов дома рано или поздно требуется любой хозяйке. За несколько десятков лет жизни у каждого человека накапливается большое количество документов личных и своих домочадцев. Когда квитанции, договора, свидетельства о рождении детей свалены в один ящик для хранения, найти быстро небольшое по размеру удостоверение личности либо СНИЛС сложно. Периодически каждый задумывается, как организовать хранение архива.
Как организовать хранение документов дома
Для хранения документов дома можно применять специальные полки, выдвижные ящики, короба. Вместимость, внешний вид приспособлений зависит от типа и количества носителей информации. Чтобы организовать хранение документов, нужно накопленный архив:
- перебрать;
- выкинуть неактуальное;
- рассортировать остатки.
Папки для хранения документов покупаются заранее. Понадобится несколько штук для квитанций, свидетельств, договоров.
Чтобы навести порядок, содержимое хранилищ складывают в одну кучу и затем по одной бумаге тщательно изучают. Некоторые письма, расписки имеют юридический вес даже через несколько десятков лет. Например, переписку с судебными приставами, о том, что бывший муж не платит алименты ребенку, сохраняют. Такая информация может стать доказательной базой в дальнейшем.
Легко можно избавиться от:
- чеков из магазинов, по истечению срока возврата покупки;
- уведомлений из налоговой инспекции, о приближении срока предоставления отчетов;
- квитанции со сроком давности свыше 3 лет;
- устаревших гарантийных талонов, инструкций.
Право собственности на квартиру
- Подайте заявление и необходимые документы нотариусу;
- По истечении установленного времени получите свидетельство о вступлении в наследство;
- Передайте полученные бумаги в Росреестр для оформления собственности.
Приватизация
Закон не ограничивает количество собственников каким-то конкретным числом. Их может быть, как двое, например, супруги, так и все члены семьи, или один человек. Однако, если жилье было приобретено с использованием материнского капитала, право собственности должно быть оформлено и на родителей, и на детей – с выделом доли на каждого из них.
С юридической точки зрения документом, подтверждающим факт владения недвижимостью, является свидетельство о государственной регистрации права. Его называют свидетельством о собственности. Оно выдается регистрационной палатой по месту приобретения недвижимости, делается запись в ЕГРН (госреестре недвижимости).
Системы хранения: ящик, папка, коробка или органайзер
Организация хранения документов дома начинается с определения количества оставшихся после инспекции бумаг, их предназначения. У предпринимателя, который зарегистрировал ИП по своему адресу, кроме личного архива будет накоплено много бухгалтерских отчетов и иной специфической информации.
Рабочие документы следует хранить отдельно от личных. Желательно организовать хранение не только в разных папках, но и в разных ящиках и шкафах.
Папки для хранения документов дома должны быть подписаны и установлены в короб для деловых бумаг. Маркировка делается на корешках.
Система хранения документов дома начинается с классификации носителей информации по их типу. Придется купить папки хранения для дома следующих видов документов:
- учеба (дипломы, сертификаты об окончании курсов);
- работа (трудовая книжка, договор с работодателем о найме, справки из центра занятости, благодарственные письма);
- любые правоустанавливающие бумаги на недвижимое имущество, банковские счета (договора ренты, дарения, купли — продажи, свидетельство о вступлении в наследство);
- семья (удостоверения личности, национальные и заграничные паспорта, СНИЛС, свидетельства о рождении, браке, разводе).
- займы (договоры с кредитными организациями, квитанции о погашении долга, выписки);
- покупки (чеки, гарантийные талоны, инструкции);
- коммунальные расчеты (оплаченные счета).
Остается разложить папки по коробам и ящикам, предназначенным для хранения документов дома. Выбор приспособления зависит от финансовых возможностей и фантазии владельца архива. Это может быть:
- Большая коробка для хранения документов. Между установленными в нее файлами, устанавливают разделители.
- Папка с файлами. Большая папка с уже установленными файлами может заменить коробку.
- Железный сейф или бокс для хранения документов пригодится предпринимателю, который держит в своей квартире финансовые отчеты и другие важные бумаги.
- Кейс. Небольшой чемоданчик, закрывающийся на ключ, подходит для транспортировки ценных документов.
В одной из комнат вы можете выделить шкаф или комод, в котором одна или несколько полок могут быть выделены под хранение документов дома.
Вариантов много, хорошие идеи, как организовать хранение документов можно посмотреть в видео.
Несгораемый железный ящик для хранения документов и ценностей дома, актуален, если в нем держат:
- бумаги, подтверждающие право собственности;
- личные печати;
- большие суммы наличных средств.
Папка для медицинских анализов, книжек, рецептов должна быть выделена на каждого члены семьи отдельно. Это ускорит поиск нужных документов и структурирует их хранение.
Какой документ подтверждает право собственности на квартиру
Электронный и бумажный формат выписки имеют равную юридическую силу. Подлинность бумажного носителя подтверждается синей печатью регистратора, а подлинность электронного аналога – цифровой подписью ответственного лица государственного учреждения.
Правоустанавливающие документы
Переход права собственности на квартиру, гараж, дом, земельный участок и любой иной объект недвижимости подлежит государственной регистрации (ст.551 ГК РФ). Правоподтверждающие документы на квартиру претерпели изменения за последние несколько лет, начиная с середины 2021 года.
Для того, чтобы получить дубликат договора приватизации, необходимо обратиться в одну из организаций, указанных в пункте выше с заявлением. В заявлении указать требование выдачи дубликата документа или заверенной копии, а также описать документы, дающие право вам это требовать по закону. В некоторых учреждениях потребуют оплатить государственную пошлину за выдачу документа или копии договора, в каждой организации сумма пошлины может быть различна.
Сразу после заключения договора о приватизации квартиры его экземпляр передается в Росреестр на хранение. А второй экземпляр остается у владельца недвижимостью. На основании этого документа владелец квартиры может свободно распоряжаться жильем.
Где получить документ?
При этом, в заявлении важно указать причину выдачи дубликата – утеря оригинала, а кроме этого, предоставить документы, подтверждающие ваши права на недвижимость. К заявлению также необходимо будет приложить квитанцию об оплате госпошлины за выдачу документа.
Это интересно: Выплаты Из Материнского Капитала В 2021 Году Наличными Свежие Новости
Когда в деле есть криминальный подтекст (например, квартирная кража) в заявлении нужно указать, что вы запрещаете проводить с пропавшими бумагами любые операции без вашего присутствия. Чем быстрее вы это сделаете, тем меньше шансов, что мошенникам удастся продать квартиру по поддельной доверенности.
Удобное хранение документов в электронном виде
Паспорта, свидетельства о браке, разводе, рождении необходимо сканировать. В случае утраты их будет проще восстановить по распечатанным копиям. Скинуть информацию можно на флешку, а продублировать в облачном хранилище, например Яндекс Диске, Гугл Драйве или Дропбокс. Если накопитель информации выйдет из строя, сведения останутся целыми на сервере.
Нужные инструкции, гарантийные талоны можно сложить в один отдельный органайзер, для хранения документов дома. Руководства, которые редко нужны, переводят в электронный вид. Для этого можно создать текстовый файл в ноутбуке, и туда занести полные названия, маркировку всей имеющейся бытовой техники. Можно часть инструкций отсканировать или сфотографировать.
Электронное хранение инструкций — это удобное размещение, которое экономит место у вас в жилище.
Электронные способы хранения позволяют сохранить информацию по строительным материалам, декоративной отделке. В любое время можно открыть файл и просмотреть сведения о производителе, названии колера, коллекции:
- плитки;
- линолеума;
- обивочной ткани.
Отсканированные брошюры, инструкции удобно читать на мониторе. Обычно руководства печатают очень мелким шрифтом. Фото можно увеличить до удобного для чтения размера.
Скорее всего, в интернете уже есть инструкции от вашей бытовой техники. Найдите её по названию модели. Вам не придется фотографировать и сканировать инструкцию самостоятельно.
Что делать, если вы потеряли документы на квартиру
Однако даже полученные по старым правилам бумаги не исчезают бесследно — информацию о них можно найти в архиве нотариуса, который вел дела. Кроме того, может помочь справка из БТИ, в которой указан владелец недвижимости. Больше всего сложностей, по мнению специалистов, возникает при восстановлении договор купли-продажи, которые были заключены во время переходного периода, с 1996 по 1998 год (нотариальная регистрация была отменена, а вышеупомянутый закон еще не вступил в силу). Чтобы заново получить утраченные бумаги, придется брать копию у другой стороны сделки. Также бывает непросто найти старые документы, подтверждающие родство. Больше всего проблем возникает при поиске свидетельств о рождении, выданных еще во времена СССР, особенно если нужная территория теперь принадлежит другому государству.
Свидетельство о праве собственности — как получить дубликат
Немного сложнее восстановить документы, которые являются основанием для получения собственности. Проще всего обстоят дела с договорами, заключенными в простой письменной форме (купли-продажи, дарения, мены): копии этих бумаг можно получить в архиве того же управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, а затем заверить нотариально. Там же хранятся сведения о договорах долевого участия и участии в приватизации. Кстати, если договор купли-продажи оформлялся при помощи нотариуса, то копию соглашения можно получить и у него. Также к нотариусу, который вел соответствующее дело, стоит обратиться, чтобы получить утраченное свидетельство о праве на наследство.
Для получения копии такого документа, заверенной госорганом, нужно обратиться в отделение Росреестра, где осуществлялась регистрация прав по утраченному договору, оформить заявку по установленной форме, предъявить удостоверение личности.
Восстановление договора купли-продажи и иных правоустанавливающих документов, оформленных после вступления в силу закона о госрегистрации прав (№122-ФЗ), также не должно вызвать особых трудностей для собственника, поскольку при регистрации прав один экземпляр договора остается в регистрирующем органе и хранится в специальном архиве дел правоустанавливающих документов.
Как восстановить свидетельство о праве собственности?
Если документы на квартиру были украдены, то не исключается ситуация, что с жильем намереваются осуществить незаконные действия, в том числе связанные с лишением прав собственности законного владельца недвижимости.
Это интересно: Имеют Ли Право Наследники Получать Льготы По Ветерану Труда
Граждане, проживающие в государственной или муниципальной квартире по договору социального займа, могут оформить эту недвижимость в свою собственность. Совершеннолетние лица участвуют в этой программе только один раз, а вот дети до 18 лет могут приватизировать квартиру два раза – вместе с родителями до совершеннолетия и после, уже самостоятельно.
Способы организации
Для быстрого поиска нужного документа, вам нужно разделить их на категории. Не забудьте прикрепить ярлыки каждой категории, или используйте цветовую разметку. Классифицировать бумажную информацию можно по назначению:
- медицина;
- бытовая техника;
- ремонт.
Слишком мелкое дробление приведет к тому, что нагромождение папок будет затруднять поиск нужной справки.
Хранение документов в кабинете
Если у вас есть рабочий кабинет, то более комфортно организовать хранение документов в нем. Ящики рабочего стола и стеллажи — это удобный способ хранения документов дома. Размещайте в них только важные бумаги или те, к которым требуется быстрый доступ.
Ключевые и значимые рабочие документы лучше хранить в сейфе. Поместите его в ящиках рабочего стола или шкафу. Панели мебели должны быть непрозрачные.
Для хранения второстепенных документов подойдет коробка. Если в квартире есть отдельный рабочий кабинет, можно купить специальную офисную мебель. На полках шкафов подписанные папки расставляют вертикально в алфавитном порядке.
Коробка для хранения большого количества документов дома не лучший вариант. В нее бумаги вкладывают стопкой. Когда нужно что-то найти, приходится вынимать полностью все содержимое перебирать поштучно. На такие манипуляции уходит много времени. Поэтому для медицинских брошюр, рецептов, справок нужно использовать органайзер для хранения документов.
Как хранить документы дома?
У всех людей есть документы: свидетельство о рождении, диплом, сертификаты, квитанции об оплате, полис, договора, а как всё это правильно хранить, расскажем в нашей статье.
Прежде всего делаем сортировку по всем членам семьи, документы мамы, папы, детей нужно хранить отдельно. Если в доме есть животные, то для них тоже делаем отдельную папку.
Отсортируйте документы по всем членам семьи
Приобретаем в магазине канцелярских товаров папки разного цвета, размера, фактуры и прозрачные файлы разного размера. Есть папки -портфели, которые могут подойти для бухгалтеров. Некоторые люди хранят документы, например квитанции об оплате в альбоме для фотографий.
Берём папку размера А 4 с кольцами, вставляем прозрачные файлы. Печатаем или пашем название «документы Аня», «документы Дима». Чтобы отделить документы друг от друга, лучше делать картинки. Находим картинки в интернете или вырезаем из журнала. Например, в журнале находим картинку с изображением девушки с документами, офисом, вставляем картинку в прозрачный файл, а за ней вставляем документы, которые касаются работы: резюме, договор, который заключали на работе с работодателем, выписку по заработной плате, ИНН и другие рабочие документы.
Приобретите канцелярские папки разных цветов
Вначале вставляем маленькие файлы и вставляем туда маленькие документы: загранпаспорт, трудовая книжка, пенсионное свидетельство.
Далее, находим другую картинку и вставляем документы, которые необходимы человеку.
Диплом, сертификат небольшого размера, имеет плотную основу. Можно вставить в папку с документами, а можно сложить отдельно в небольшую коробку или плотный прозрачный короб.
Документы небольшого размера храните в маленькой коробке
Берём другую папку и вставляем туда все документы, которые касаются здоровья, называем её «здоровье». В папку с названием «квартира» вставляем все документы, которые касаются квартиры: квитанции на оплату квартиры, домофона, покупка мебели. Если в квартире устанавливали натяжной потолок, проводилась застекление балкона, то все договора нужно хранить, потому что там контакты, гарантии.
Если вы собираетесь вступать в наследство, то лучше купить папку с файлами небольшого размера и хранить всё, что касается наследственных дел в ней.
Где хранить?
Самое оптимальное место хранения документов – это шкаф, тумба или подставка под телевизор. В продаже есть настольный бокс для документов с определёнными параметрами по высоте, ширине и глубине ячейки. Такой бокс можно поставить на рабочий стол или на полку.
Удобный бокс для хранения документов
Если человек работает в домашних условиях и нужно много места для хранения документов, то лучшим решением будет купить или сделать стеллаж своими руками, а затем расставить папки с документами, коробки.
Ценные бумаги, документы не должны быть на видном месте, их нужно скрыть от посторонних глаз. Если в доме есть дети, то нужно спрятать документы от них. В младенчестве дети любят всё пробовать на вкус и могут порвать всё, что будет у них в руках.
Хранение документов в стеллаже
Ценные документы можно хранить в сейфе или шкафу, можно арендовать банковскую ячейку в банке.
Ценные документы рекомендуется хранить в сейфе
Другие способы организации документов и идеи
Люди, у которых хранится большое количество разнообразных важных документов, могут приобрести:
- деревянный либо пластиковый ящик;
- стойки для бумаг;
- сортер;
- вертикальные лотки;
- папку портфель;
- кейс, запирающийся на замок;
- канцелярские конверты;
- папки на молнии или с кнопкой.
Есть несколько правил, как удобно организовать хранение документов дома:
- Бумаги, которыми пользуетесь редко, ставьте дальше;
- Создайте несколько крупных папок, в которых сгруппируйте бумаги по одному направлению;
- Выбирайте инструменты для хранения нужного размера. Мелкие документы можно хранить по несколько штук в одном файле;
- Постарайтесь максимально перенести документ в электронный вид, чтобы освободить пространство;
- Проводите ревизию своего архива документов один или два раза в год.
Вертикальные стойки и короба для хранения документов дома можно купить, либо сделать своими руками из ДВП, фанеры, или же купить в мебельном магазине.
Как хранить документы путешественникам?
Есть люди, кто собирается на отдых, в путешествия. Все документы нужно хранить в одном месте и видеть, что все документы на месте и ничего не забыто.
Прозрачные зип-пакеты, пластиковые конверты на кнопке. В такой папке будет все видно.
Органайзер для документов.
В продаже можно купить холдер, органайзер для путешественников и собираясь в путешествие все документы будут в одном месте.
Холдер для хранения документов в путешествии
Где хранить?
Если поездка состоится в ближайшем будущем, то документы нужно положить на видное место. Например, на подставку для телевизора. При условии, что в квартире нет маленьких детей.
Если поездка будет через месяц и больше, тогда убрать на полку рабочего стола.
Правила хранения документов дома
Чтобы у вас в документах всегда был порядок, регулярно просматривайте их на актуальность. Быстро устаревают:
- Оплаченные коммунальные квитанции. Эти сведения актуальны в течение трех лет;
- Ежегодно возобновляемые договора.
Любые платежи удобно производить онлайн через личный кабинет Сбербанка. При недоразумениях с квартплатой всегда можно найти нужный чек в истории и распечатать его в бумажном виде. Так же переводятся деньги за питание детей в школе, вносится ежемесячная родительская плата за дошкольные учреждения. Удобство в том, что электронная форма долго хранится на официальном сайте банка, а не пылится дома в стопках.
Обрисуем суть проблемы
Пока бухгалтерия сидела в офисе, в документах царил порядок. Может и не идеальный, но концы с краями сходились. И вот грянула пандемия, бухгалтерия полным составом ушла на удаленку, да и осталась там насовсем. Теперь договоры сканирует секретарь, менеджеры из дома данные в базу забивают, накладные печатают кладовщики, а бухгалтеры живые документы в глаза не видят.
За хранение оригиналов никто не отвечает. Сгружают стопками в отдельный кабинет, и на том спасибо. А документы за прошлые годы и вовсе на склад переехали. Ведь сотрудники по большей части на удаленке, а лишние офисные помещения под бумаги содержать накладно. Но бумаг-то целые горы, куда их денешь? А если случится утеря, порча или другая беда — сотрудники, скорее всего, об этом факте умолчат. Зачем им лишние проблемы? Как-нибудь само утрясется.
Прошить дела и пронумеровать страницы? А где это написано? В моей должностной инструкции такого нет, кто обязан, тот пусть и отвечает.
А что говорит закон?
Ст. 101 Положения по ведению бухучета № 34н вольных трактовок не допускает: «Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов несет руководитель».
Но будем объективны и честны: руководитель — человек занятой, у него другие задачи, следить за каждой бумажкой — не по чину, пусть сотрудники разбираются. Вот и выходит, что по факту бумажное хозяйство остается без надзора.
Почему нужно уделять внимание правильному хранению документов мы рассказали в нашем новом ролике:
